Dịch vụ Fulfillment 3PL là gì và vận hành ra sao? Giải đáp từ A đến Z

[seafulfillment]

Hiện nay các doanh nghiệp cả online lẫn offline ngày càng chuyên môn hoá các hoạt động kinh doanh, trong đó outsource, hay thuê dịch vụ bên ngoài đang rất được ưa chuộng. Đối với các doanh nghiệp E-commerce, Fulfillment là dịch vụ được thuê ngoài nhiều nhất, cũng từ đó mà thuật ngữ 3PL Fulfillment ra đời. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu xem 3PL Fulfillment là gì, cách thức vận hành ra sao và có những ưu điểm gì nhé.
1. Khái niệm 3PL Fulfillment
1.1. 3PL là gì?
3PL là viết tắt của “Third-party Logistics”, tức dịch vụ Logistics do bên thứ ba cung cấp. Các đơn vị 3PL sẽ thay mặt chủ cửa hàng thực hiện và quản lý các công việc Logistics, ví dụ như: làm thủ tục xuất khẩu, cung cấp các chứng từ vận tải/vận chuyển/giao-nhận nội địa, làm thủ tục thông quan hàng hóa và chuyển hàng đến nơi quy định, v.v…
Thuật nghữ “Thirt-party” – bên thứ ba thể hiện bản chất của dịch vụ này: các chủ cửa hàng đang outsourse một đơn vị khác làm Logistics cho mình thay vì tự xử lý. Bạn không sở hữu kho hàng của riêng mình mà lưu trữ hàng hóa ở một kho hàng lớn của một công ty Logistics, cùng với hàng hóa từ rất nhiều cửa hàng khác. Bạn cũng không trực tiếp quản lý việc đóng gói và gửi hàng, nhân viên kho sẽ thay bạn thực hiện.
Khi một khách hàng ký hợp đồng với một công ty 3PL, nghĩa là họ đồng ý cho phép công ty đó làm Logistics trên danh nghĩa của mình. Các dịch vụ 3PL khá đa dạng, có thể bao gồm cả luân chuyển, lưu trữ hàng hóa lẫn xử lý thông tin, hay nói cách khác là mọi hình thức của Logistics.
1.2. 3PL Fulfillment là gì?
3PL Fulfillment còn được gọi theo cách khác là Order fulfillment hay eCommerce fulfillment. Về cơ bản, một kho hàng cung cấp mọi loại hình dịch vụ fulfillment dành cho thương mại điện tử được gọi là 3PL Fulfillment. Những dịch vụ này gồm có lưu kho hàng hóa, xử lý quá trình đặt hàng, giao và nhận hàng hóa. Ngoài ra thì nhiều kho hàng 3PL còn có thêm các dịch vụ khác như hỗ trợ khách hàng, đổi trả hàng hóa, tùy biến hàng hóa.
Mỗi đơn vị làm 3PL Fulfillment sẽ chuyên sâu về một hoạt động lưu kho và fulfillment riêng biệt. Một số đơn vị chuyên về xử lý fulfillment cho đồ đông lạnh, dự trữ và vận chuyển các mặt hàng thực phẩm cần được trữ đông. Một số đơn vị khác lại được trang bị kỹ càng để lưu trữ và vận chuyển hàng dễ vỡ như gốm, sứ, thủy tinh, hay các mặt hàng có mức độ rủi ro cao. Có cả một nhánh riêng biệt của 3PL gọi là Red Stag Fulfillment chuyên cung cấp dịch vụ Logistics cho các sản phẩm nặng, cồng kềnh và có giá trị cao.
Bạn cần lưu ý rằng Fulfillment chỉ là 1 chuỗi các khâu nhỏ trong chuỗi mắt xích Logistics. Quá trình Fulfillment chỉ kéo dài từ lúc hàng hóa được nhập về, chuyển vào kho cho đến lúc hàng được đưa đến tay khách, cụ thể bao gồm các hoạt động: lưu kho, xử lý đơn hàng, lấy hàng từ kho, đóng gói, vận chuyển. Các công ty 3PL cung cấp nhiều dịch vụ trong chuỗi cung ứng – Logistics, trong đó Fulfillment chỉ là một phần.
Với sự phát triển của toàn cầu hóa, những doanh nghiệp tại Việt Nam ngày càng mở rộng hoạt động sang các thị trường mới, đặc biệt là thị trường Đông Nam Á. Từ đó hình thành các công ty cung cấp dịch vụ fulfillment tại Indonesia, Malaysia, Philippines, Thái Lan...
2. Mô hình vận hành khi sử dụng 3PL Fulfillment
Để bạn hiểu rõ hơn về cách thức 3PL Fulfillment vận hành, dưới đây là đầy đủ các bước để sản phẩm đi từ nhà sản xuất đến tay khách hàng.
Bước 1: Nhà sản xuất tạo ra sản phẩm với số lượng lớn.
Bước 2: Nhà bán buôn đặt mua sản phẩm từ nhà sản xuất để cung cấp cho những người bán lẻ hợp tác với họ, và thanh toán đơn hàng cho nhà sản xuất.
Bước 3: Nhà sản xuất vận chuyển sản phẩm đến kho hàng của nhà bán buôn. Họ có thể giao cho bộ phận ship hàng của riêng công ty mình hoặc thuê dịch vụ của một đơn vị chuyên về vận chuyển hàng hóa.
Bước 4: Đơn vị vận chuyển giao hàng đến kho của nhà bán buôn. Tùy thuộc vào phương thức giao hàng được lựa chọn và địa điểm kho hàng mà hàng hóa sẽ đến nhanh hoặc chậm, có thể mất từ vài ngày đến vài tuần, thậm chí là tháng nếu địa chỉ kho bán buôn nằm ở nước ngoài.
Bước 5: Nhà bán buôn lưu trữ sản phẩm ở kho hàng của mình hoặc trung tâm Fulfillment. Họ cập nhật tình trạng hàng tồn kho lên trang web để người bán lẻ nắm được những mặt hàng nào còn và số lượng bao nhiêu.
Bước 6: Khách hàng đặt mua sản phẩm từ trang web của nhà bán lẻ online. Khi khách hàng xác nhận đơn và thanh toán thành công, đơn hàng bắt đầu được đưa vào xử lý.
Bước 7: Nhà bán lẻ online gửi đơn hàng đến cho nhà bán buôn và thanh toán tiền hàng.
Bước 8: Nhà bán buôn thực hiện fulfill đơn hàng – lấy hàng từ kho, đóng gói, giao cho đơn vị vận chuyển để đưa đến tay khách hàng, trả tiền vận chuyển. Lưu ý, đây là bước có thể có sự tham gia của đơn vị 3PL Fulfillment. Nếu nhà bán buôn hoặc nhà bán lẻ muốn, họ sẽ lựa chọn thuê bên thứ ba để hoàn tất các khâu xử lý đơn hàng.
Bước 9: Đơn vị vận chuyển ship hàng đến tay khách, có thể mất từ vài ngày đến vài tuần tùy thuộc địa điểm và phương thức giao hàng.
Bước 10: Khách hàng nhận được sản phẩm. Đồng thời khi đơn vị vận chuyển xác nhận đã giao hàng xong, email hoặc thông báo xác nhận hoàn tất đơn hàng sẽ được gửi đến khách. Họ có thể lựa chọn giữ sản phẩm nếu thấy hài lòng hoặc đổi trả nếu có hỏng hóc/sự cố.