Yammer đã được tích hợp vào dịch vụ nhóm Office 365, từ đó người dùng có thể tạo nhóm Office 365 sử dụng email Outlook hoặc Yammer để liên lạc và chia sẻ thông tin. Với những sự tương đồng trong tính năng, đa số người dùng sẽ bối rối không biết nên sử dụng Office 365 Group và Yammer trong trường hợp nào? Và điều này có phát sinh thêm những thách thức hay ảnh hưởng như thế nào đến việc triển khai Office 365 hiện tại của họ gì khi sử dụng?
1. Lợi thế riêng nổi bật của hai ứng dụng Office 365 Group và Yammer
Yammer
Yammer rất phù hợp để truyền phát thông điệp rộng rãi tới hàng trăm người dùng, như đội ngũ Nhân sự và vận hành thông báo các bản cập nhật trên toàn công ty, nhóm bán hàng chia sẻ thành công hoặc nhóm tiếp thị báo cáo từ sàn diễn tại một sự kiện trong ngành. Công cụ lý tưởng để giao tiếp không đồng bộ, xã hội hóa các ý tưởng và để thu thập tình cảm xã hội, Yammer có thể là một chìa khóa trong chiến lược xã hội doanh nghiệp của bạn.
Office 365 Group
Mặt khác, với bộ tính năng phong phú, Office 365 Groups là một ứng dụng trong bộ phần mềm Office 365 bản quyền được thiết kế riêng để cộng tác an toàn. Nó cung cấp cho người dùng không gian làm việc kỹ thuật số để các nhóm tập hợp theo kiểu ad hoc và giao tiếp thường được xử lý thông qua các giao diện quen thuộc như Exchange / Outlook và các công cụ trò chuyện liên tục mới, như Microsoft Teams đã công bố.
Tác giả đã tận dụng các tính năng tốt nhất của SharePoint và OneDrive for Business với việc quản lý tác vụ được hỗ trợ bởi Planner mới. Office 365 Groups trở thành một bộ công cụ Microsoft được xây dựng và tinh chỉnh, góp phần nâng cao năng suất làm việc nhóm.
2. Lợi ích của sự tích hợp Office 365 Groups vs Yammer
Khi bạn tạo nhóm được kết nối Office 365 từ Yammer, ngoài các tính năng nhóm Yammer thông thường, ngoài Office 365 Group mới được tạo, thư viện tài liệu và trang web SharePoint mới, sổ ghi chép OneNote và Planner cũng sẽ được tạo mới cho nhóm. Các tài nguyên này có thể được truy cập từ trang nhóm Yammer trong Yammer.
Những lợi ích kèm theo kể đến như, có thể trực tiếp kéo vào và liên kết đến nội dung từ SharePoint hoặc Office 365 và đặt nó vào Yammer. Điều này rất hữu ích trong việc ngăn chặn nhiều bản sao không cần thiết được tạo ra. Là một phần của tích hợp Azure Active Directory (AD), các điều khiển mới đã được thêm cho quản trị viên để kiểm soát ai có thể tạo nhóm. Tích hợp Azure AD cũng đi kèm với một vài đặc quyền như đảm bảo rằng thông tin hồ sơ người dùng (bao gồm ảnh) được đồng bộ hóa phù hợp trên các dịch vụ như Yammer, Skype, Exchange.
3. Hãy cân nhắc khi tích hợp Office 365 Groups vs Yammer
Nếu mạng Yammer của bạn đủ điều kiện, bạn có thể sử dụng các nhóm được kết nối Office 365 trong Yammer. Bạn có thể biết nếu một nhóm trong Yammer là nhóm được kết nối Office 365 khi bạn thấy phần Tài nguyên Office 365 trong điều hướng bên phải của nhóm Yammer:
Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn hãy cân nhắc kĩ càng trước quyết định tích hợp Office 365 Groups với Yammer. Nếu nhóm của bạn chỉ gồm 5 người với mong muốn hợp tác nhanh chóng, thì Microsoft Teams có thể là một lựa chọn tốt hơn cho bạn.
Nhóm Yammer cho nhóm của bạn phải là giao diện bạn sử dụng để liên lạc bên ngoài nhóm, bộ phận và tổ chức. Microsoft Teams, email, Skype, v.v. nên được sử dụng để liên lạc nội bộ trong nhóm. Điều này làm giảm nguy cơ nội dung riêng tư thoát ra. Ngoài ra, khi cộng tác tài liệu, bạn nên sử dụng các bộ công cụ dựa trên SharePoint thay vì các tệp Yammer. Chỉ sử dụng các tệp Yammer, ghi chú và hội thoại cho các công việc rất nhẹ liên quan đến sự hiện diện bên ngoài của nhóm của bạn.
4. Điều gì xảy ra với nhóm Yammer hiện tại khi tích hợp Office 365 Groups vs Yammer.
Nếu bạn đã ở trong nhóm Yammer, mối quan tâm hàng đầu sẽ là quản trị thông tin. Dữ liệu của nhóm Yammer thường có thể RẤT lớn.
Điều này tạo ra 2 vấn đề có thể xảy ra. Nếu bạn có một nhóm Yammer nơi nhóm của bạn tương tác với các nhóm khác, những thành viên trong nhóm cũng có quyền truy cập vào Notebook, Files, Planner, v.v. vì bạn là một phần của một nhóm Yammer.
Để tránh vấn đề đó, bạn có thể tạo một Separate Group (Nhóm riêng biệt) nơi mọi người trong làm việc trên các phiên bản nội dung nháp, sau đó chia sẻ nó với nhóm Yammer bạn muốn. Tuy nhiên, điều này có thể mang rủi ro với các không gian làm việc trùng lặp. Bạn có thể tạo ra các bản sao của không gian làm việc có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong tương lai.
Trừ khi doanh nghiệp, tổ chức của bạn cố tình vô hiệu hóa Office 365 Groups, việc tạo các nhóm mới luôn được cho phép với mọi nhóm Yammer hiện tại cũng như bất cứ khi nào ai đó:
– Tạo một kế hoạch mới với Planner
– Tạo danh sách phân phối mới trong Exchange
– Tạo trang web nhóm SharePoint mới
– Tạo một nhóm Yammer mới
Điều này có thể gây gánh nặng cho CNTT khi phải thực hiện rất nhiều kiểm soát chi tiết và điều chỉnh chính sách một cách tinh vi đối với việc quản lý và trao quyền cho người dùng tạo ra nhóm mới. Việc kiểm soát này không hề dễ dàng khi cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc có nhiều mạng Yammer vì nó không được hỗ trợ trong chu kỳ phát hành hiện tại.
Điều quan trọng nhất bạn có thể làm là hiểu được điểm mạnh của các ứng dụng, nó có thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn không và nên kết hợp như thế nào để phù hợp nhất để đáp ứng mong muốn của doanh nghiệp, tổ chức.
Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các sản phẩm phầm mềm Office 365 bản quyền và dịch vụ triển khai giải pháp Office 365 tối ưu nhất.
☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508
HOTLINE 24/7: 0936 362 158
[email protected]
1. Lợi thế riêng nổi bật của hai ứng dụng Office 365 Group và Yammer
Yammer
Yammer rất phù hợp để truyền phát thông điệp rộng rãi tới hàng trăm người dùng, như đội ngũ Nhân sự và vận hành thông báo các bản cập nhật trên toàn công ty, nhóm bán hàng chia sẻ thành công hoặc nhóm tiếp thị báo cáo từ sàn diễn tại một sự kiện trong ngành. Công cụ lý tưởng để giao tiếp không đồng bộ, xã hội hóa các ý tưởng và để thu thập tình cảm xã hội, Yammer có thể là một chìa khóa trong chiến lược xã hội doanh nghiệp của bạn.
Office 365 Group
Mặt khác, với bộ tính năng phong phú, Office 365 Groups là một ứng dụng trong bộ phần mềm Office 365 bản quyền được thiết kế riêng để cộng tác an toàn. Nó cung cấp cho người dùng không gian làm việc kỹ thuật số để các nhóm tập hợp theo kiểu ad hoc và giao tiếp thường được xử lý thông qua các giao diện quen thuộc như Exchange / Outlook và các công cụ trò chuyện liên tục mới, như Microsoft Teams đã công bố.
Tác giả đã tận dụng các tính năng tốt nhất của SharePoint và OneDrive for Business với việc quản lý tác vụ được hỗ trợ bởi Planner mới. Office 365 Groups trở thành một bộ công cụ Microsoft được xây dựng và tinh chỉnh, góp phần nâng cao năng suất làm việc nhóm.
2. Lợi ích của sự tích hợp Office 365 Groups vs Yammer
Khi bạn tạo nhóm được kết nối Office 365 từ Yammer, ngoài các tính năng nhóm Yammer thông thường, ngoài Office 365 Group mới được tạo, thư viện tài liệu và trang web SharePoint mới, sổ ghi chép OneNote và Planner cũng sẽ được tạo mới cho nhóm. Các tài nguyên này có thể được truy cập từ trang nhóm Yammer trong Yammer.
Những lợi ích kèm theo kể đến như, có thể trực tiếp kéo vào và liên kết đến nội dung từ SharePoint hoặc Office 365 và đặt nó vào Yammer. Điều này rất hữu ích trong việc ngăn chặn nhiều bản sao không cần thiết được tạo ra. Là một phần của tích hợp Azure Active Directory (AD), các điều khiển mới đã được thêm cho quản trị viên để kiểm soát ai có thể tạo nhóm. Tích hợp Azure AD cũng đi kèm với một vài đặc quyền như đảm bảo rằng thông tin hồ sơ người dùng (bao gồm ảnh) được đồng bộ hóa phù hợp trên các dịch vụ như Yammer, Skype, Exchange.
3. Hãy cân nhắc khi tích hợp Office 365 Groups vs Yammer
Nếu mạng Yammer của bạn đủ điều kiện, bạn có thể sử dụng các nhóm được kết nối Office 365 trong Yammer. Bạn có thể biết nếu một nhóm trong Yammer là nhóm được kết nối Office 365 khi bạn thấy phần Tài nguyên Office 365 trong điều hướng bên phải của nhóm Yammer:
Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn hãy cân nhắc kĩ càng trước quyết định tích hợp Office 365 Groups với Yammer. Nếu nhóm của bạn chỉ gồm 5 người với mong muốn hợp tác nhanh chóng, thì Microsoft Teams có thể là một lựa chọn tốt hơn cho bạn.
Nhóm Yammer cho nhóm của bạn phải là giao diện bạn sử dụng để liên lạc bên ngoài nhóm, bộ phận và tổ chức. Microsoft Teams, email, Skype, v.v. nên được sử dụng để liên lạc nội bộ trong nhóm. Điều này làm giảm nguy cơ nội dung riêng tư thoát ra. Ngoài ra, khi cộng tác tài liệu, bạn nên sử dụng các bộ công cụ dựa trên SharePoint thay vì các tệp Yammer. Chỉ sử dụng các tệp Yammer, ghi chú và hội thoại cho các công việc rất nhẹ liên quan đến sự hiện diện bên ngoài của nhóm của bạn.
4. Điều gì xảy ra với nhóm Yammer hiện tại khi tích hợp Office 365 Groups vs Yammer.
Nếu bạn đã ở trong nhóm Yammer, mối quan tâm hàng đầu sẽ là quản trị thông tin. Dữ liệu của nhóm Yammer thường có thể RẤT lớn.
Điều này tạo ra 2 vấn đề có thể xảy ra. Nếu bạn có một nhóm Yammer nơi nhóm của bạn tương tác với các nhóm khác, những thành viên trong nhóm cũng có quyền truy cập vào Notebook, Files, Planner, v.v. vì bạn là một phần của một nhóm Yammer.
Để tránh vấn đề đó, bạn có thể tạo một Separate Group (Nhóm riêng biệt) nơi mọi người trong làm việc trên các phiên bản nội dung nháp, sau đó chia sẻ nó với nhóm Yammer bạn muốn. Tuy nhiên, điều này có thể mang rủi ro với các không gian làm việc trùng lặp. Bạn có thể tạo ra các bản sao của không gian làm việc có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong tương lai.
Trừ khi doanh nghiệp, tổ chức của bạn cố tình vô hiệu hóa Office 365 Groups, việc tạo các nhóm mới luôn được cho phép với mọi nhóm Yammer hiện tại cũng như bất cứ khi nào ai đó:
– Tạo một kế hoạch mới với Planner
– Tạo danh sách phân phối mới trong Exchange
– Tạo trang web nhóm SharePoint mới
– Tạo một nhóm Yammer mới
Điều này có thể gây gánh nặng cho CNTT khi phải thực hiện rất nhiều kiểm soát chi tiết và điều chỉnh chính sách một cách tinh vi đối với việc quản lý và trao quyền cho người dùng tạo ra nhóm mới. Việc kiểm soát này không hề dễ dàng khi cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc có nhiều mạng Yammer vì nó không được hỗ trợ trong chu kỳ phát hành hiện tại.
Điều quan trọng nhất bạn có thể làm là hiểu được điểm mạnh của các ứng dụng, nó có thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn không và nên kết hợp như thế nào để phù hợp nhất để đáp ứng mong muốn của doanh nghiệp, tổ chức.
Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các sản phẩm phầm mềm Office 365 bản quyền và dịch vụ triển khai giải pháp Office 365 tối ưu nhất.
☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508
HOTLINE 24/7: 0936 362 158
[email protected]
Relate Threads
Interested Threads
